多くの方にとって、不動産売却は馴染みのあるものではありません。
そのため、不動産売却をすることになったものの、どのような書類を用意すれば良いのかわからず、戸惑ってしまう方を多く見かけます。
多くの必要書類をスムーズに用意するコツは、不動産売却をいくつかの段階に分けて必要書類を考えることです。
そこでこの記事では、不動産売却を売却前・売買契約締結時・決済時の3つの段階に分け、それぞれの必要書類をご紹介します。
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不動産売却前の必要書類
不動産売却を決めたら、売主はまず不動産会社に査定を依頼し、不動産会社は書類や現地の状況から査定額を算出します。
その後、不動産会社と媒介契約を締結し、不動産会社は売主が用意した書類を参考にして広告などを作成します。
この段階でのおもな必要書類と入手方法は、次のとおりです。
本人確認書類・印鑑証明書
本人確認書類は運転免許証やマイナンバーカードなど、印鑑証明書は3か月以内に発行されたものを用意しましょう。
印鑑証明書は、自治体の窓口などで入手可能です。
これらの書類は不動産売却のすべての段階で求められる可能性があるため、スムーズに手続きができるよう、実印とあわせて準備しておきましょう。
登記事項証明書（登記簿謄本）
不動産の情報や権利などが記載されている書類です。
インターネット上で請求可能であり、法務局まで足を運ばなくても入手できます。
一戸建てを売却する場合は、土地・建物それぞれの登記事項証明書が必要です。
マンションの売却では、建物の登記事項証明書のみで問題ありません。
土地の測量図や建物の図面
土地の測量図には土地の面積や境界が、建物の図面には間取りや方角、構造などが記載されています。
土地の測量図は、法務局で請求可能です。
建物の図面も法務局で保管されていますが、購入時のパンフレットのほうが詳細なケースもあるため、パンフレットも探してみてください。
マンションの測量図や図面は、マンションを販売していた不動産会社が保管していることもあります。
住宅ローンの償還表
住宅ローンを契約して不動産を購入し、まだ返済が続いている場合は、住宅ローンの償還表も用意しましょう。
住宅ローンの残債額を正確に把握できるため、売出価格を決める際の参考になります。
金融機関から定期的に送付されるため、手元にない場合は住宅ローンを契約している金融機関に相談してみてください。
購入時の売買契約書
どのような条件で購入したのかがわかるため、査定時に役立ちます。
手元にない場合は、購入後5年以内であれば販売していた不動産会社に原本が保管されているため、コピーを依頼しましょう。
リフォームの契約書や報告書
売却する不動産にリフォーム歴がある場合は、適切な査定をおこなうために提出が必要です。
リフォーム時に発行される書類ですが、紛失した場合は、リフォーム会社が保管している可能性があるため相談してみましょう。
インスペクションの結果報告書・耐震診断報告書・アスベスト使用調査報告書
過去に調査歴がある場合は、提出すると査定に有利に働く可能性があります。
こちらも調査時に発行される書類であり、紛失した場合は各事業者に相談してください。
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不動産売買契約締結時の必要書類
買主が見つかったら、不動産会社による重要事項説明のあと、売買契約を締結します。
この段階でのおもな必要書類と入手方法は、次のとおりです。
登記済証または登記識別情報
「権利証」とも呼ばれる、不動産の名義人に発行される書類です。
不動産を取得すると、かつては登記済証として書類が発行されていましたが、2005年の不動産登記法改正後は、アラビア数字と記号からなる12桁の番号（登記識別情報）が通知されるようになりました。
登記済証や登記識別情報を紛失しても、再発行はできません。
事前通知制度を利用したり、司法書士に本人確認情報の提出を依頼したりして、対応しましょう。
固定資産税納税通知書・固定資産評価証明書
固定資産税は1月1日時点で不動産を所有している方に課せられる税金であり、売却時には売主が全額納付済みであるケースも少なくありません。
法的なきまりはありませんが、年度の途中で売却する場合は日割り計算をし、買主と支払いを分担することが一般的です。
これらの書類があると、正確な納税額がわかるため、買主との日割り計算がスムーズに進みます。
また翌年度以降に買主が支払う固定資産税額の目安となるため、買主が金銭的な見通しを立てる際にも役立つ書類です。
建築確認通知書・検査済証
建物が、建築基準法に基づいて建てられていることを証明する書類です。
紛失した場合は、自治体の建築関係の課で発行される建築計画概要書や建築確認台帳記載事項証明書で代替できます。
物件状況等報告書・付帯設備表
引き渡す不動産や、不動産についている設備の状況などを記載した書類です。
不動産会社の指示にしたがい、売主が作成します。
書類のフォーマットは、不動産会社から渡されることが一般的です。
作成には時間も手間もかかるため、気になる方は早めに不動産会社に相談しましょう。
管理規約・議事録・長期修繕計画書
マンションの売買契約締結時の必要書類です。
マンションで生活するうえでのルールを、買主に説明するために使用します。
買主がこれらの書類を確認し、適切に管理されているかを判断することもあります。
紛失した場合は、マンションの管理組合に問い合わせてみてください。
委任状
売主が契約締結の場に立ち会えず、代理人を立てる場合には、委任状が必要です。
委任状とあわせて、3か月以内に発行された売主の印鑑証明書・代理人の印鑑・代理人の本人確認書類も用意しておきましょう。
委任状には全国一律のひな形はありませんが、独自のひな型を用意している不動産会社もあります。
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不動産売却の決済時の必要書類
契約締結後、決済を終えると、いよいよ不動産を引き渡すこととなります。
大きなお金が動く決済時のおもな必要書類は、次のとおりです。
●本人確認書類・印鑑証明書
●登記済証や登記識別情報
●固定資産評価証明書
●抵当権抹消書類
●住民票
上記のうち、抵当権抹消書類と住民票以外は、すでにこの段階までに用意している書類です。
抵当権抹消書類は、不動産に抵当権が設定されたままであり、決済のタイミングで抹消する方のみが用意します。
住宅ローンを契約している金融機関に事前に連絡し、用意しておきましょう。
住民票は、登記簿上の住所と現住所が異なる方のみ必要です。
司法書士が本人確認をおこなう際に使用します。
自治体の窓口や、コンビニエンスストアのコピー機など、お住まいの自治体の発行方法にしたがってください。
また、書類ではありませんが、買主の入金を確認できる通帳やキャッシュカードも用意しましょう。
マンションを売却する場合は、決済が終わり、引き渡しの段階になると「管理規約・議事録・長期修繕計画書」を買主に渡します。
決済と引き渡しを同日におこなうケースが多いため、決済時の書類とあわせて持参しましょう。
引き渡し時には、更地を売却するケースを除き、鍵も必要です。
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まとめ
不動産売却時には、多くの書類をそろえなくてはなりません。
そのため、売却前・売買契約締結時・決済時と段階に分けて考えると、書類の準備がスムーズに進みます。
売却前の必要書類は登記事項証明書や住宅ローンの償還表など、売買契約締結時の必要書類は登記識別情報や物件状況等報告書など、決済時の必要書類は固定資産評価証明書や住民票などです。
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